多くのサイトで共有フォルダの整理方法について書いてありますが、実際にやってみても業務効率化からは程遠く、共有フォルダの並び順が変わったくらいで終わってしまう事が多々あります。
このページでは効果的なファイルの整理方法について紹介していきます。
そもそもの整理整頓の仕組み
そもそも何のために共有フォルダを整理する必要があるのでしょうか。
それは共有フォルダの中にあるファイルを効率よく探すためです。
整理整頓とは、分かりやすく図にすると以下のイラストのような状態にする事を指します。
どこに何があるのかが一目で分かり、誰かがこれらの道具を使おうと思ってもすぐに道具が使える状態になっています。
しかし、整理整頓を行っても次の図のような状態になってしまう事があります。
これではダンボール箱の外側に文字を書くことは出来ますが、中身を見ることはできません。
中を見るまでは実際に何かどのくらい入っているのかが分からない状態です。
実はパソコンでファイルを整理すると基本的には下の図のような状態になってしまいます。
理由として、パソコンはファイルをフォルダで管理していてフォルダを開かないと中のファイルを見ることが出来ないからです。
これが共有フォルダでの整理整頓が上手くいかない原因です。
フォルダにも見られるダンボール箱の問題点
なぜダンボール箱では整理整頓が出来ないかをもう一度説明します。
整理整頓する上で、段ボール箱の一番の問題点は箱に入れた中身が見えないことです。
箱の中に分類されていても内容が分からないのです。
ダンボール箱はものをまとめて移動するのには便利ですが、整理整頓には向かないのです。
共有フォルダもファイルの移動には便利ですが中身が見えません。
そのため段ボールと同様にファイルが整理されていたとしても分からないのです。
普段業務を行う際にわざわざダンボール箱から書類を出して、またダンボール箱に書類をしまうという事を事務所では行わない事が多いはずです。
一目で中身が分からないことから、共有フォルダではルールに基づいた運用が一般的です。
しかし工具でもそうですが、「ルールを作らなければ使えない整理整頓」というのは聞いたことがありません。
私たちは一般的に、一目で使いたい道具が分かる事を整理整頓と呼んでいるのです。
整理整頓は本棚の形が好ましい
共有フォルダの整理整頓を難しくしているのは段ボール箱のような形です。
そのために、もしも共有フォルダが違う形をしていたら整理整頓を上手くできる可能性があります。
ではどのような形が好ましいのでしょう。
書類を整理するのに昔から使われている本棚が整理整頓を容易にする工夫があります。
本はその内容を表すタイトルを背表紙に書きますが、これを本棚に並べ、平面的に本棚名と背表紙のタイトルを同時に認識できます。
複数の本棚から目的の書類を探す際に、本棚名と本のタイトルから本棚の傾向が分かるので本棚を特定し易くなります。
本棚が分かるとそこから書類の入っていそうな本を取り出して確認することができます。
実は本棚では簡単に「整理整頓」を行うことが出来るんです。
本棚型のソフトの紹介
フォルダはダンボール箱なので、やるべき事とはフォルダでの整理整頓をあきらめる事です。
ではどうするかというと本棚型でファイルを管理するソフトがあるので紹介します。
それはKami技というソフトで、インストール型の買いきりソフトです。
画面の見方は→で本棚を選択して、その中に本をどんどん作っていくという形です。
本を開くとこんな感じで中に入れているファイルのプレビューが出てきます。
感覚的に使いやすく、普通のパソコンを親機にして別のパソコンからアクセスする事も出来るので便利です。
個人のファイル整理でも使えるので興味があればリンク先を確認してください。
本棚型ファイル整理ソフト | Kami技 |