共有フォルダの整理が何故必要なのか？
共有フォルダの整理とは、共有フォルダを適切に整理整頓して、誰でも必要なファイルをいつでも取り出せる状態にする事をいいます。
もし共有フォルダの整理が適切に出来ていないと、取引先から書類の確認依頼などがあった際などに「担当者が不在なので分かりません。」といった対応をしなくてはなりません。
また、必要なファイルがいつでも取り出せる状態になっていれば、業務が効率化しますし取引先とのやりとりも円滑になります。
ここでは共有フォルダの整理の方法を紹介していきます。
一番効果があるのはコンセンサスを得ること
共有フォルダの整理方法はインターネット上に多く掲載されていますが、何れも効果のあるものばかりです。但し、その前に行うべき重要なことがあります。
パソコン使用者のコンセンサスを得ることです。
共有フォルダの整理整頓はパソコン使用者の共同作業です。会社では上司が指示を出すと部下が行動してくれます。ところが上司が「皆で共有フォルダを整理整頓しよう」といっても、「現状の共有フォルダで上手く業務が回っているのにそんな事をする必要はないのではないか」と言って共有フォルダの整理に協力してくれない事が多いです。
なので共有フォルダの整理整頓を円滑に行い業務の効率化を図るには、パソコン使用者のコンセンサスを得る必要があります。
では、よく使われていて効果的な共有フォルダの整理の方法を説明します。
上層のフォルダ名を分かりやすくする
共有フォルダの整理を行う上で、フォルダ名はとても重要です。
フォルダ名が誰が見ても分かりやすい名前であれば、必要なファイルをすぐに用意することが出来ます。
通し番号を付ける事や業務内容などで分類すると分かりやすくなります。
例えば最上層のフォルダ名を「010 営業」「020 人事」などといったカテゴリ毎の名前にする事で、どこにファイルが保存されているのかが分かりやすくなり、検索もしやすくなります。
注意点としては、フォルダの階層を多くしすぎないようにすることです。
一般的には深くても4階層ぐらいまでが管理しやすいとされています。
運用の全体像を先に決めておく
整理の方法を決めたら、共有フォルダ全体をどうやって運用するのかを決めます。
共有フォルダを営業・人事といった部門ごとに管理していく場合では、事前に各部署の業務をヒアリングしておいて、重要業務から順にフォルダを分類作成するようにします。
例えば「010 提案」「020 見積書」というように日常業務で使用頻度の高いものから分類しておくと効果的に運用できます。
どんな整理方法にするにも、事前に全体の設計から入ることをお勧めします。
定期的に不要なファイルを削除する
日々の業務を行っていく上では、使用しないものだったり、使用頻度が低かったりするファイルが出てきます。
これらのファイルを削除しないでいると、共有フォルダは肥大化して、その大きさに伴いファイルを探すのが難しくなります。そのため、1ヶ月に1度など期間を定めて、定期的に使わないファイルを削除して共有フォルダを使いやすい状態にする必要があります。
あるいは共有フォルダの最上層に「あまり使わないファイル」といったゴミ箱のようなフォルダを作成して、使用頻度の極端に低いものはそこに入れておき、部署の会議などで不要なものを削除するという方法もお勧めです。
アクセス権限をつける
誰もが全ての共有フォルダを閲覧編集出来る状態は、組織としてあまり望ましくありません。
理由としては、社外秘／部外秘の資料が誰でもアクセス出来て閲覧出来るというのは余計なリスクを抱える事になるからです。
共有フォルダのアクセス権限を設定して適切な人に適切なファイルを表示するように設定するのが好ましいでしょう。但し、権限の設定は少し複雑ですので専門家に依頼する必要があるかもしれません。
専用ソフトを使用する
「餅は餅屋」という言葉があるように専用のソフトを導入して管理するのも手段の一つとして挙げられます。
クラウドストレージ
最近のファイル共有の流行はクラウドストレージで月額料金を支払って、クラウド上にファイルを保存するというものです。
クラウドストレージはインターネットに接続していればどこでもファイルの保存／取出しが出来る便利なサービスなのですが、組織で利用する場合にはセキュリティポリシーの設定や常に残り容量の把握をしなければなりません。
インターネット環境さえあれば共有ができるという点では便利なのですが、利用費が固定費として発生し続けるという点に注意が必要です。
フォルダ整理ソフトウェア
最近では個人用のパソコンにソフトウェアを入れることが少なくなりましたが、業務用のパソコンに専用ソフトを入れることは多々あります。
フォルダ整理ソフトウェアは「既存の共有フォルダでは使いにくい」という考えで設計されているので、今の共有フォルダで上手く整理できないようだったら導入してみるのもいいかもしれません。
買いきり型、サブスクライブ型、フリーソフトなど選択肢は多岐にわたるので整理しやすいソフトウェアを探してみるものおススメです。
おススメのソフトはこちらのページで紹介しています。